維吉尼亞州資訊自由法（FOIA） ，位於§ 2 。 2 - 3700等。弗吉尼亞法案的後續條，保證聯邦公民和媒體代表獲得公共機構，公職人員和公職員持有的公共記錄。

公共記錄是任何書面或錄音資料—無論是紙本記錄、電子檔案、音訊或視訊記錄，或任何其他格式—只要是由公共機構或其官員、員工或代理人在處理公共事務時準備、擁有或持有的。所有公共記錄都被假定為公開，只有在特定的法定豁免適用時才可以不公開。

FOIA的政策規定， FOIA的目的是提高所有人對政府活動的認識。 在推進這項政策時， FOIA要求對法律進行寬泛的解釋，以利於獲取信息，而對允許保留公共記錄的任何豁免都必須進行狹義的解釋。

您的 FOIA 權利

• 您有權要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者。
• 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。
• 如果您認為您的 FOIA 權利受到侵犯，您可以向地方法院或巡迴法院提出請願，要求強制遵守 FOIA。

向Virginia Commission for the Arts申請記錄

• 您可以透過美國郵件、傳真、電子郵件、親自或電話索取記錄。FOIA 不要求您的要求是以書面形式提供，也不需要明確說明您正在根據 FOIA 要求記錄。從實際的角度來看，以書面形式提出請求可能對您和接受您請求的人都有幫助。這樣您就可以為您的請求建立記錄。這也讓我們清楚說明您要求的是什麼記錄，以免因口頭要求而產生誤會。但是，如果您選擇不以書面形式提出，我們不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
• 您的請求必須以「合理的具體性」識別您要尋找的記錄。這是一個常識標準。它並不涉及或限制您所要求的記錄的數量或數目；相反地，它要求您提供足夠具體的資訊，以便我們能夠識別和找出您所尋求的記錄。
• 您的請求必須要求提供現有的記錄或文件。FOIA 賦予您檢查或複製記錄的權利；它不適用於您詢問有關Virginia Commission for the Arts工作的一般性問題的情況，也不要求Virginia Commission for the Arts創建不存在的記錄。
• 您可以選擇接收弗吉尼亞藝術委員會在正常業務過程中使用的任何格式的電子記錄。例如，如果您要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟上接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本
• 如果我們對您的要求有疑問，請與工作人員的努力合作，以澄清您正在尋求的記錄類型，或嘗試就對大量要求的回應達到合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。

若要向Virginia Commission for the Arts索取記錄，您可以將請求寄至以下地址：Executive Director, Main Street Centre, 600 East Main Street, Suite 330 , Richmond, VA 23219或 ( 804 ) 225 - 3132或 ( 804 ) 225 - 4327 （傳真）或 colleen.messick@vca.virginia.gov。

此外，資訊自由諮詢委員會 ( http://foiacouncil.dls.virginia.gov ) 可以解答您關於 FOIA 的任何問題。議會可以透過電郵 foiacouncil@leg.state.va.us 或電話 (804) 225-3056 或 [免費電話] 1-866-448-4100 聯絡。

弗吉尼亞州藝術委員會 (Virginia Commission for the Arts) 對您的請求的回應責任

• Virginia Commission for the Arts必須在收到您的請求後五個工作天內回應。「第一天」被視為收到您的請求後的一天。五天期間不包括週末或節假日。
• 您向Virginia Commission for the Arts索取公共記錄的原因並不重要，我們不能在回覆您的請求之前詢問您想要這些記錄的原因。然而，FOIA 允許 Virginia Commission for the Arts 要求您提供您的姓名和法定地址。
• FOIA 要求維吉尼亞州藝術委員會在五天期限內對您的請求做出以下回應之一：
  1. 我們為您提供您所要求的整體記錄
  2. 我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。如果所有記錄都被隱藏，我們必須以書面形式向您發送回覆。該筆書必須確定被隱藏記錄的數量和主題，並說明弗吉尼亞法典中允許我們隱藏記錄的特定部分。
  3. 我們提供一些您要求的記錄，但保留其他記錄。如果只有一部分的記錄受豁免，我們不能保留整個記錄。在這種情況下，我們可能會修改記錄中可能被保留的部分，並必須向您提供記錄的剩餘部分。我們必須向您提供書面回應，指出弗吉尼亞州守則中允許保留部分要求記錄的特定部分部分部分。
• 如果維吉尼亞州藝術委員會實際上不可能在五天期限內回覆您的請求，我們必須以書面形式說明，解釋無法回覆的情況。這將讓我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。
• 如果您提出要求提供非常大數量的記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能向法院提出更多時間來回應您的請求。然而， FOIA要求我們在向法院申請更多時間之前，盡合理努力與您就製作或記錄達成協議。

成本

• 您可能需要為從Virginia Commission for the Arts請求的記錄付費。FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。這包括員工在搜尋要求記錄的時間、複製成本或與提供請求記錄直接相關的任何其他成本等項目。它不能包括一般的開銷成本。
• 如果我們估計回應您的要求將花費超過 $ 200，我們可能會要求您在繼續申請之前支付押金，不超過估算金額。我們必須回應您的請求的五天，不包括我們要求存款和您回覆之間的時間。
• 您可以要求我們預先估算提供您所要求的記錄的費用。這將使您能夠預先了解任何費用，或讓您有機會修改您的請求以嘗試降低預估費用。
• 如果您因先前的 FOIA 請求而欠 Virginia Commission for the Arts 錢，且超過30天未付款，Virginia Commission for the Arts 會要求您先支付逾期賬單，然後才會回复您的新的 FOIA 請求。

常用的豁免

弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。Virginia Commission for the Arts 通常會保留以下例外情況的記錄：

• 人事記錄 (§ 2.2-3705。1弗吉尼亞法典的 (1))
• 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1(2))
  或律師工作產品（§ 2.2-3705。1(3))
• 供應商專有資料 (§ 2.2-3705。1(6))
• 有關合約的談判和批出合約之記錄，在簽訂合同之前
  (§ 2.2-3705。1(12))